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21.1.2016

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Richtiges Zeitmanagement für gute Beratung

Rainer Wiechert (2.v.r.) und sein Team bei der wöchentlichen Besprechung.

Die Direktionsagentur von Rainer Wiechert betreut über 6.000 ERGO Kunden. Eigentlich müsste Zeit für das neunköpfige Team eher ein knappes Gut sein. Ist es aber nicht. Denn das ganze Team ist sich einig: Es ist alles nur eine Frage der Organisation.

 

Rainer Wiechert hat eine klare Meinung: „Im Grunde ist es einfach. Jeder Mensch hat gleich viel Zeit zur Verfügung – nämlich exakt 24 Stunden am Tag. Diejenigen die angeblich für etwas keine Zeit haben, setzen eben nur andere Prioritäten. Die Wahrheit ist, ich nehme mir keine Zeit, weil mir etwas anderes wichtiger ist.“ Damit ihm und seinem Team die richtige Wertigkeit der Zeiteinteilung gelingt, hatte der Vertriebspartner vor einigen Jahren eine Idee: „Wir setzen uns jeden Mittwoch zusammen und investieren im wahrsten Sinne des Wortes einen halben Arbeitstag, um uns auszutauschen und unsere internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen“, verrät der gebürtige Flörsheimer. Die Idee dahinter: fortlaufend Zeit investieren, um systematische Prozesse zu implementieren und dadurch Zeit zu gewinnen.

 

Aufgaben kategorisieren und priorisieren

 

Aus den regelmäßigen Treffen sind viele Maßnahmen erwachsen, die dem Arbeitsalltag der Agentur eine klare Struktur geben. „Wir arbeiten nicht in den Tag hinein, sondern haben für viele wiederkehrende Aufgaben Standards entwickelt. Innerhalb einer Agentur gibt es 10 Euro Jobs, es gibt 100 Euro Jobs und es gibt 1.000 Euro Jobs. Wir haben gemeinsam festgelegt, welche Wertigkeiten wir setzen. Jeder kennt seine Aufgaben. Da wird nicht lange diskutiert“, bestätigt Vertriebsassistentin Nadine Wulle, die seit zwei Jahren mit Wiechert zusammenarbeitet. „Aufgaben werden kategorisiert und priorisiert. Jeder weiß, was wichtig ist und als Erstes erledigt werden muss.“ Senior Repräsentant Gökhan Gül stimmt zu und ergänzt: „Und da wir gemeinsam diese Regeln aufgestellt haben, stehen wir alle hundertprozentig dahinter.“

 

Papierloses Büro, digitale Unterlagen

 

Ein Beispiel für die gute Zusammenarbeit: Jedes Teammitglied hat nicht nur Einblick, sondern auch Zugriff auf die Outlook-Kalender der anderen. Termine planen oder verlegen sind so ein Kinderspiel. Ein weiteres Merkmal der Direktionsagentur ist, dass sie die Vision des papierlosen Büros in die Tat umgesetzt hat. Alle nötigen Unterlagen werden nach einem ausgeklügelten System digital abgelegt. So geht keine Zeit mit Suchen verloren und beim Kunden stehen alle Dokumente zur Verfügung, da sie eingescannt sind.

 

Neue Kommunikationsmöglichkeiten nutzen

 

Auch neue Kommunikationsmöglichkeiten werden – wenn es sinnvoll ist – gezielt eingesetzt. „Sitzt jemand beim Kunden und hat auf eine Frage keine Antwort, schickt er sie per WhatsApp an die anderen. Der Kunde muss nicht lange auf seine Antwort warten“, erzählt Senior Repräsentant Daniel Schwab. „Letztlich ist es unser Ziel, dass wir so gut und ertragreich zusammenarbeiten, dass für alle Seiten eine Win-win-win-Situation entsteht. Zufriedene Kunden, ein zufriedenes Team und eine zufriedene ERGO“, sagt Wiechert und fügt schließlich lächelnd hinzu: „Das gelingt uns schon ganz gut, aber wir haben auch noch viel Verbesserungspotential.“

 

Kontakt

 

Rainer Wiechert
Direktionsagentur

Adolf-von-Menzel-Str. 11
65428 Rüsselsheim

Tel.: 06142/977631
Fax: 06142/977632

rainer.wiechert@ergo.de
http://www.rainer.wiechert.ergo.de/

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